Sebelumnya terima kasih kepada Muhammad Okki yang telah menulis paper mengenai business intelligence yang sangat bermanfaat sekali untuk saya. Mungkin banyak diantara kalian yang sudah tau atau mungkin sudah berkecimpung di dunia Business Intelligence Atau malah belum tau sama sekali (sama seperti saya... ). Bagi teman2 yang belum tau sama sekali mudah2an paper karya Muhammad Okki dapat membuat anda lebih paham dengan Business Intelligence. Selamat Menyimak....

Bicara mengenai software aplikasi dalam dunia industri, sampai saat ini yang merupakan state-of-the-art technology adalah aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning). Sampai tahun 2005 ini tidak ada software aplikasi yang dapat melebihi kecanggihan ERP. Tidak mengherankan karena ERP telah mencakup keseluruhan organisasi, dan meliputi semua aktivitas dalam organisasi. Namun bagi yang berkecimpung di dunia IS/ES (Information System/Enterprise System), kita dengan mudah belajar bahwa pasti akan ada aplikasi-aplikasi lain yang akan muncul dan memberikan benefit-benefit baru pada praktisi industri.
Benefit yang tidak mampu untuk disediakan oleh software yang lama. Bila kita ikuti trend perkembangan software IS/ES -dari MRP I, MRP II, hingga ERP- titik berat perkembangannya adalah pada otomasi proses bisnis.

Inti pemikirannya adalah bila task rutin di tingkat shop floor yang bersifat repetitif bisa diselesaikan oleh komputer (dengan bantuan sistem informasi) maka produktivitas karyawan bisa ditingkatkan. Atau bisa dibilang makin banyak volume pekerjaan yang terselesaikan. Bila produktivitas karyawan meningkat dengan demikian akan terjadi efisiensi produksi. Sebenarnya dari paparan di atas pun, dengan mudah kita dapat kenali kelemahan dari software-software IS/ES tadi. MRP I, MRP II sampai ERP hanya bicara mengenai efisiensi. Penghematan biaya, penghematan waktu, penghematan inventory, dan lain sebagainya. Bagaimana dengan efektivitas? Di era persaingan global ini, tuntutan untuk "do the right thing" jauh lebih besar dan lebih sulit untuk dilakukan dibandingkan dengan "do things right". Percuma bicara efisiensi distribusi bila ternyata yang kita produksi tidak laku karena modelnya tidak disukai pasar. Percuma bicara penghematan waktu dan biaya di shop floor bila pesaing kita melakukan outsourcing produksi dan mereka tetap tidak kehilangan competitive edge.

Karena itulah muncul topik-topik seperti CRM dan SCM yang populer belakangan ini. Di dunia IS/ES kita mengenal satu software yang sedang banyak dibicarakan, yaitu Business Intelligence Software (BI).
Apa itu BI? Business Intelligence Software (BI) secara singkat juga dikenalsebagai dashboard. Ini karena secara umum BI berfungsi seperti halnya dashboard pada kendaraan. BI memberikan metrik (ukuran-ukuran) yang menentukan performa kendaraan (organisasi). BI juga memberikan informasi kondisi internal, seperti halnya suhu pada kendaraan. Dan BI juga memberikan sinyal-sinyal pada pengemudi bila terjadi kesalahan pada kendaraan, seperti bila bensin akan habis pada kendaraan. Semuanya berguna bagi pengemudi agar mampu mengendalikan kendaraannya dengan lebih baik dan mampu membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat.

Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard, sekaligus memberikan rekomendasi pada user terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, user BI akan mengenali potensi ketidakberesan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal tersebut berkembang menjadi masalah yang besar. BI akan berfungsi memberikan advance alarm, memberikan informasi trend dan melakukan benchmark.Jadi kenapa perusahaan harus mengadopsi dashboard?

Ada 7 keunggulan utama BI yang akan memberikan value bagi perusahaan:

1. Konsolidasi informasi
Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.

2. In-depth reporting
Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.

3. Customized Graphic User Interface (GUI)
Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user.

4. Sedikit masalah teknis
Ini karena -pertama- sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan -kedua- BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.

5. Biaya pengadaan rendah
Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP.

6. Flexible databank
BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.

7. Responsiveness
Sifat dashboard (BI) lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam hal kecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi dashboard akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh pada industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak).

Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia. Beberapa nama yang terkemuka antara lain Business Object, Cognos, Hyperion, MicroStrategy, SAS dan Bowstreet. Di Amerika Utara dan Eropa, saat ini kustomer BI telah tersebar luas pada sektor industri-industri terbesar seperti bank, airline, energi, elektronik, kesehatan, agrikultur. Vendor-vendor BI juga telah berkolaborasi dengan vendor-vendor Supply-Chain, Operating System (Windows, Unix, Linux), dan software BPM seperti SAP, Oracle, IBM dan EMC. Kolaborasi ini menyebabkan kustomer yang mengimplementasikan BI tidak memiliki kesulitan dalam hal integrasi dengan sistem yang selama ini ada di organisasi mereka.

Bagaimana trend ke depan? Bila di Indonesia dashboard masih barang yang baru, di Amerika dan Eropa saat ini timbul kecenderungan pengguna BI turun dari level eksekutif ke level office worker. Penggunaan BI pun meluas, dari yang semula hanya ditujukan pada top-level decision-maker ternyata pada prakteknya sangat bermanfaat juga bagi daily decision-maker. Ini karena dashboard -dengan setting metrik yang tepat bisa mengurangi waktu siklus pengolahan informasi dan pada akhirnya meningkatkan efektivitas karyawan dalam pengambilan keputusan.

Bagaimana dengan ukuran industri? Berdasarkan data terakhir pada pertengahan 2005 menunjukkan, 60% perusahaan AS yang berpendapatan di atas $100 juta telah mengimplementasi BI. 40% sisanya berencana implementasi sebelum 2006 berakhir.